浅谈档案卷宗数字化工作

近年来，江苏全省法院统一开展了档案卷宗数字化工作。数字卷宗分成电子卷和影像卷。电子卷随着案件办理进程实时生成，影像卷则是在案件结案且卷宗整理完毕后，由档案人员检查，符合归档标准的加盖归档章和保管期限章，然后将卷宗进行完整扫描，最后归档入库。笔者所在的盱眙法院，2015年启动了档案卷宗数字化工作，笔者在归纳经验的基础上，发现了档案卷宗数字化工作中还存在一些问题，并提出了相应的解决办法。

一、盱眙法院档案卷宗数字化工作的基本情况

2017年底，盱眙法院全面完成了历史档案数字化工作，1950年至2010年的库存档案共74544件全部扫描，生成了影像卷。目前，该院所有新生档案均实现了实时数字化，已实时扫描案件近3万件。2016年和2017年，盱眙法院档案卷宗每季度同步数字化数据如下：

从以上数据可以看出，盱眙法院平均每月需要同步数字化扫描的案件在1000件以上，这对于案多人少矛盾突出的基层法院，是个不小的工作量。为此，该院选择了“全外包”的模式，保证档案卷宗数字化工作的顺利开展。

二、档案卷宗数字化工作的运行和管理

一是“全外包”模式缓解法院扫描压力。外包公司提供设备，并派4人在盱眙法院“驻点”，成立扫描中心，专门负责扫描。“全外包”下，法院不仅不需购进、维护和更新扫描设备，而且也不需对扫描人员进行培训。在保密措施上，法院与外包公司签订了保密协议，并在扫描中心安装了监控设备。对于库存案件，扫描公司另派人员至法院进行扫描，卷宗的拆封、扫描、装订均由外包人员负责，法院档案人员仅需做好卷宗的出库、入库和检查工作，有效减轻了档案人员的工作量，保证了扫描的进度和效率。

二是出台管理细则规范衔接流程。盱眙法院在档案卷宗数字化工作之始，便出台了《盱眙县人民法院实时扫描方案》和《盱眙县人民法院卷宗即时扫描录入管理办法》，对扫描流程、文件规格、系统挂接、文件存储等做了详细的规定。同时，为规范卷宗交接，提高扫描的时效性，该院建立了扫描文件登记表，移交的各个环节均有双方签字确认，保证了材料“零差错”。

三是严格督查考核确保扫描及时准确。建立双层督查考核机制，对于法院工作人员，不定期抽查并进行通报，在给予失职人员相应处罚的同时，将通报情况纳入个人和部门的岗位目标责任制考核；对于外包公司，录入中心未按标准进行录入的，根据合同进行惩罚。

三、档案卷宗数字化工作中存在的问题和对策

一是加强电子卷宗的规范性。由于电子卷宗随案生成，扫描中心扫描后的图片，首选上传到远程桌面系统，然后由各庭书记员负责上传至法院信息管理系统。由于每个人的操作习惯和业务能力的差别，导致电子卷宗在分类、命名、目录编排上均有差别。实际操作中，由于书记员的疏忽，存在少数材料未被扫描录入电子卷宗中的情况，导致电子卷的材料少于影像卷。因此，建议法院加强对书记员的培训，提升书记员的专业素养，加强对电子卷宗的规范管理。

二是提升网上阅卷的便捷性。目前，公安、检察、律师、当事人等前来法院调卷，档案工作人员进入全省统一的档案管理系统，输入当事人基本信息，即可查阅到影像卷，直接打印即可，无需翻阅实体卷宗，不仅提高了调卷速度，也保证了实体卷宗的安全性。但是，调卷仍需在法院的电子阅档窗口进行，档案软件智能化程度不够，建议法院充分运用现代信息技术手段，加强软件的开发和利用。例如：可以二维码扫描进入系统，当事人注册后，通过账号密码登陆，即可查到与己相关的卷宗信息。法院可以通过设置权限，后台审批等方式，保障阅卷的安全性。

三是强化数字卷宗的保密性。部分档案卷宗涉及到国家机密、商业秘密、个人隐私等。对于涉密档案的扫描、存储、授权访问等，目前尚未有详细规定。对于基层法院而言，要正确处理好公开与保密之间的关系，坚持不将装有档案管理系统的计算机接入互联网；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件等。同时，要积极引入过硬的技术设备和懂技术的人才，筑牢数字档案保密的安全“篱笆”。（董金凤 钱 岑）

编辑：未知